Modèles d’email de relance de facture impayée

Trois emails qui s’enchaînent, du rappel cordial au dernier avertissement. Copiez celui qui correspond à votre situation et remplacez les mentions entre crochets.

Email 1 — Rappel cordial, à J+3 ou J+7

Court, léger, sans reproche. À ce stade la facture est simplement passée entre les mailles : le but est de la remettre sous les yeux de la bonne personne, pas de faire pression.

Email de rappel cordial

Objet : Facture [référence] — petit rappel

Bonjour [prénom],

J'espère que tout va bien de votre côté.

Je me permets un rapide message au sujet de la facture [référence]
([montant] €), dont l'échéance était fixée au [date d'échéance]. Sauf
erreur de ma part, je n'ai pas encore reçu le règlement.

Il s'agit sans doute d'un simple oubli. Voici mes coordonnées bancaires
pour vous faire gagner du temps :

IBAN : [votre IBAN]

Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce
message.

Belle journée,
[Votre nom]

Email 2 — Relance ferme, à J+15

Le ton devient factuel et l’objet du message chiffre le retard, ce qui augmente nettement le taux d’ouverture. La question directe — « quelle date de règlement ? » — appelle une réponse, contrairement à une simple demande de paiement.

Email de relance ferme

Objet : Relance — facture [référence] échue depuis [nombre] jours

Bonjour [prénom],

Je reviens vers vous concernant la facture [référence] d'un montant de
[montant] €, échue depuis le [date d'échéance], soit [nombre] jours de
retard. Mon précédent message du [date] est resté sans réponse.

Pourriez-vous me confirmer la date à laquelle le règlement sera effectué ?

Je vous rappelle que, entre professionnels, un retard de paiement
entraîne de plein droit des pénalités de retard ainsi qu'une indemnité
forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Si un point bloque sur cette facture — un document manquant, une
validation en attente, une difficulté de trésorerie — dites-le-moi, nous
trouverons une solution.

Cordialement,
[Votre nom]

Email 3 — Dernier rappel, à J+30

Dernière étape avant le courrier formel. Le décompte détaillé rend la dette concrète et montre que le dossier est tenu. Le calculateur de pénalités vous donne les montants à y reporter.

Email de dernier rappel

Objet : Dernier rappel avant mise en demeure — facture [référence]

Bonjour [prénom],

Malgré mes relances des [date 1] et [date 2], la facture [référence]
d'un montant de [montant] €, échue depuis le [date d'échéance], demeure
impayée.

Décompte à ce jour :
  Montant de la facture ............ [montant] €
  Intérêts de retard ............... [intérêts] €
  Indemnité forfaitaire ............ 40,00 €
  Total dû ......................... [total] €

Sans règlement de votre part sous 8 jours, je me verrai contraint
d'engager une procédure de recouvrement, ce que je préférerais éviter.

Je reste joignable pour convenir d'un échéancier si nécessaire.

Cordialement,
[Votre nom]
[Téléphone]

Soigner l’objet du message

Un email de relance qui n’est pas ouvert ne sert à rien. Quelques principes simples :

Mettez la référence de la facture dans l’objet. Elle permet de retrouver le dossier sans ouvrir le message, et rend la recherche possible des mois plus tard.
Chiffrez le retard à partir de la deuxième relance. « échue depuis 15 jours » est plus difficile à repousser que « relance ».
Évitez les majuscules et les points d’exclamation : ils font passer votre message pour du spam, au sens propre comme au figuré.

À qui écrire

Dans une petite structure, votre interlocuteur habituel gère aussi les paiements. Dans une entreprise plus grande, il valide mais ne paie pas : c’est la comptabilité fournisseurs qui déclenche le virement. Passé la première relance, demandez l’adresse du service comptable et mettez votre contact en copie — vous gagnerez souvent plusieurs semaines.

Quand passer au courrier

Tant que le dialogue existe, l’email suffit. Dès lors qu’il n’y a plus de réponse du tout, le courrier recommandé prend le relais : il donne une date certaine et constitue une preuve. C’est l’objet du modèle de mise en demeure, et des modèles de lettre de relance pour les étapes intermédiaires.

Ces modèles sont fournis à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique.

Ces trois emails, envoyés sans y penser

Lakynlo suit vos échéances et déclenche le bon message au bon moment, rédigé pour la facture concernée. Vous validez, ou laissez faire.

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